Informations organisationnelles pour les exposants

1. Coordonnées, dates de montage et de démontage et horaires d’ouverture du salon.
2. Informations techniques importantes concernant PTAK WARSAW EXPO (PWE) : électricité, eau et connexion Internet, charge admissible de la surface d’exposition, poids maximal des éléments suspendus et hauteur maximale des structures.
3. Procédures d’approbation des stands et des surfaces ainsi que règles de sécurité sur le site de PWE.
4. Informations sur le déchargement, les envois par coursier et les expéditions chez PWE.
5. Documents à télécharger (PL).

1. Coordonnées, dates de montage et de démontage et horaires d’ouverture du salon.

Tous les détails seront bientôt disponibles

2. Informations techniques importantes concernant PTAK WARSAW EXPO (PWE) : alimentation électrique, eau, connexion Internet, charge admissible de la surface d’exposition, poids maximal des éléments suspendus et hauteur maximale des structures.

Raccordement électrique :

L’exposant est tenu de commander une puissance de raccordement électrique adaptée à l’alimentation de tous les appareils électriques présents sur le stand.
La puissance totale des appareils et de l’éclairage du stand servira de base pour assurer une alimentation électrique adéquate.

Raccordement à l’eau :

L’exposant est tenu de commander un raccordement à l’eau adapté au nombre de machines et d’équipements raccordés sur le stand. Il est interdit de raccorder plus d’un appareil ou évier à une même arrivée d’eau, aussi bien pour l’alimentation que pour l’évacuation. L’utilisation de répartiteurs ou de dérivations pour plusieurs appareils n’est pas autorisée.

Description des raccordements sur le site de PWE :

Raccordements électriques :

• ils sont fournis selon les plages de puissance définies dans le formulaire de commande de l’Organisateur,
• le raccordement triphasé est fourni à partir de 9 kW,
• les exposants commandant du courant triphasé doivent indiquer le type de prise (16 A, 32 A ou 63 A) ainsi que la puissance de la machine ou de l’appareil raccordé. L’exposant ou le sous-traitant responsable de la construction doit indiquer précisément dans le projet l’emplacement de chaque sortie.

Raccordement à l’eau :

• arrivée : tuyau de 0,5 pouce terminé par une vanne,
• évacuation de l’évier : tuyau de 1 pouce,
• évacuation d’un appareil ou d’une machine : tuyau en PVC de 2 pouces.

Connexion Internet : connexion filaire ou Wi-Fi, selon les besoins de l’exposant.
Une connexion Internet ne peut être attribuée qu’à un seul ordinateur.

CHARGE MAXIMALE DE 1 m2 DE SURFACE D’EXPOSITION : 2,5 T/m2 ET CANAUX TECHNIQUES : 500 kg.

POIDS MAXIMAL AUTORISÉ DES ÉLÉMENTS SUSPENDUS : 50 kg PAR POINT *

* Tous les types de suspension doivent toujours être coordonnés avec le consultant technique. La suspension d’un élément appartenant au client au plafond du hall n’est possible qu’après remise de la documentation requise — déclaration relative à la suspension des éléments, plan de base du stand avec projet et points de suspension indiqués, documents confirmant l’utilisation d’une structure Trilock, Quadrolock ou d’un autre élément structurel — au plus tard 40 jours avant le début de l’événement et après obtention de l’accord de l’Organisateur.

HAUTEUR MAXIMALE D’UNE STRUCTURE DE STAND INDIVIDUELLE : conformément au plan technique du stand fourni par l’Organisateur.

3. Informations sur les procédures de remise des stands, l’attribution des surfaces et les règles de sécurité sur le site de PWE.

Le lieu de réception du stand est le Point de service technique des exposants situé sur le site de PWE.

Les commandes supplémentaires ou les modifications apportées aux stands en cours de construction seront réalisées, dans la mesure du possible, le jour de la remise du stand.

L’installation des exposants sur les stands a lieu le jour de la réception du stand.

Conformément au règlement de l’événement, seuls des matériaux ininflammables ou traités avec des produits ignifuges afin d’atteindre la classe de résistance au feu requise peuvent être utilisés pour la décoration des stands.

Les matériaux imprégnés d’un produit ignifuge doivent disposer d’un certificat de résistance au feu en cours de validité.

L’exposant est tenu de présenter au Point de service technique des exposants des certificats valides confirmant le niveau de résistance au feu et le caractère ininflammable des matériaux.

Il est strictement interdit de fumer ainsi que d’introduire ou d’utiliser des bouteilles de gaz, y compris des bouteilles de camping, sur le site de PWE.

Les décorations utilisées sur le stand ne doivent pas endommager les murs ni le sol de PWE. Il est donc interdit d’appuyer contre les murs des éléments métalliques, en verre ou du mobilier sans protection appropriée.

Les exposants qui décorent eux-mêmes leur stand ne sont pas autorisés à enfoncer ou visser des clous, vis ou chevilles dans les murs.

En cas de détérioration d’un élément de la structure du stand, l’exposant prend en charge les frais de remplacement ou de réparation de la partie endommagée.

Objets laissés près du stand :

Conformément au règlement du salon, il est interdit d’emporter les pièces exposées ou de démonter le stand avant la fin du salon.

Le démontage des éléments du stand doit avoir lieu aux horaires fixés par l’Organisateur. Les exposants sont tenus de retirer toutes les décorations utilisées sur le stand — pièces exposées, panneaux publicitaires, bannières, affiches, ruban adhésif double face et films colorés appliqués sur les modules — et de restituer la surface d’exposition occupée dans l’état dans lequel elle a été remise par l’Organisateur.

ATTENTION !!!

En cas de détérioration des modules du stand ou si des éléments décoratifs, notamment des visuels, sont laissés sur le stand, l’exposant prend en charge les frais de remise en état ou de nettoyage des modules.

L’Organisateur décline toute responsabilité en cas de dommage ou de perte des biens de l’exposant qui n’auraient pas été retirés du site dans le délai imparti.
Il est strictement interdit d’utiliser une flamme nue, des machines telles que des meuleuses ou des postes à souder, ainsi que des outils produisant de la poussière sans système d’aspiration sur le site de PWE.

Le lieu de réception de la surface avec les raccordements commandés est le Point de service technique des exposants situé sur le site de PWE.

La réception de la surface et des raccordements nécessaires à la construction du stand a lieu le jour du début du montage sur la base du procès-verbal de réception de la surface d’exposition.

La personne réceptionnant la surface, si elle n’est pas l’exposant — par exemple le prestataire chargé du stand — doit disposer de l’original d’une procuration de l’exposant, signée et tamponnée par celui-ci. À votre arrivée pour le montage et le salon, veuillez vous présenter au Bureau des exposants afin de récupérer les badges et de réceptionner le stand. Pendant le montage, nous délivrons des autocollants « SETUP » et, pendant le salon, des badges « EXHIBITOR ». LES BADGES SONT DÉLIVRÉS UNIQUEMENT AU BUREAU DES EXPOSANTS. Toute personne préparant ou exploitant un stand doit porter son badge de manière visible pendant toute la durée du montage et du salon.

Les badges techniques ne sont valables que pendant le montage et le démontage et ne donnent pas accès au site pendant l’événement.

Les stands, leurs équipements et leurs décorations doivent être réalisés exclusivement avec des matériaux ininflammables ou traités avec des produits ignifuges de la classe appropriée. L’exposant est tenu de remettre à l’Organisateur un certificat approprié confirmant le caractère ininflammable des matériaux.

Un scan ou une copie des certificats doit être envoyé à l’Organisateur avec le projet architectural du stand 40 jours avant le début du salon.

Le prestataire responsable de la construction du stand est tenu de retirer du stand et des voies de circulation tous les déchets et éléments restant après les travaux.
Le prestataire responsable du montage est tenu de finir proprement et esthétiquement, en blanc et avec un matériau opaque, toute paroi mitoyenne avec un stand voisin dépassant 2,4 m de hauteur.

L’exposant assume l’entière responsabilité de toute perte ou de tout dommage causé par une utilisation incorrecte de la surface d’exposition, des locaux ou des équipements du Centre d’exposition et de congrès par ses employés ou par l’entreprise responsable de la construction du stand.
Les personnes effectuant des installations électriques doivent disposer de certificats SEP valides les autorisant à travailler sur des équipements électriques.

L’exposant qui construit son stand lui-même ou par l’intermédiaire d’une entreprise extérieure est tenu de :

• indiquer le nom et l’adresse de l’entreprise chargée de la construction du stand,
• autoriser le prestataire chargé de la construction à réceptionner officiellement la surface d’exposition destinée au stand,
• soumettre les projets architectural, électrique et sanitaire du stand à l’approbation de l’Organisateur 40 jours avant le début du salon,
• obtenir l’autorisation d’installer les systèmes techniques indiqués,
• présenter une procuration et une déclaration du prestataire ainsi que les certificats confirmant que les matériaux utilisés pour construire le stand sont ininflammables,
• fournir la documentation complète relative aux structures suspendues.

Démontage des stands construits individuellement

Conformément au règlement du salon, il est interdit d’emporter les pièces exposées ou de démonter le stand avant la fin du salon.

Le démontage des éléments du stand doit avoir lieu dans les délais fixés par l’Organisateur. Les exposants sont tenus de retirer toutes les décorations utilisées sur le stand — pièces exposées, panneaux publicitaires, bannières, affiches, ruban adhésif double face et films colorés appliqués sur les modules — et de restituer la surface d’exposition occupée dans l’état dans lequel elle a été remise par l’Organisateur.

Le démontage du stand doit être achevé au plus tard à la fin du délai fixé par l’Organisateur. Le non-respect des délais entraînera des frais supplémentaires pour l’exposant. Après le démontage, la surface d’exposition doit être remise à l’Organisateur sans dommage et dans un état correspondant à celui d’avant le montage. Tous les éléments utilisés pour construire le stand, les moquettes et les rubans adhésifs doivent être retirés. L’exposant est responsable de tous les dommages causés par un démontage incorrect. L’Organisateur décline toute responsabilité en cas de destruction ou de perte des biens de l’exposant qui n’auraient pas été retirés du site dans le délai requis. Les équipes chargées du démontage doivent disposer de badges « techniques », à retirer au Point de service technique des exposants situé sur le site. L’entrée des véhicules utilitaires et des poids lourds pour le démontage n’est autorisée qu’après la fin du salon.

5. Documents à télécharger (PL).

• Déclaration du prestataire chargé de la construction du stand — construction individuelle
• Autorisation donnée au prestataire chargé de la construction du stand — construction individuelle
• Déclaration relative à la suspension d’éléments sur le stand
• Procès-verbal de réception de la surface d’exposition
• Accréditation d’une entreprise extérieure chargée de la construction du stand