Información organizativa para expositores

1. Datos de contacto, fechas de montaje y desmontaje y horario de apertura de la feria.
2. Información técnica importante sobre PTAK WARSAW EXPO (PWE): electricidad, agua y conexión a Internet, carga admisible de la superficie expositiva, peso máximo de los elementos suspendidos y altura máxima de las estructuras.
3. Procedimientos de aprobación de los stands y las superficies, así como normas de seguridad en las instalaciones de PWE.
4. Información sobre descarga, envíos por mensajería y expediciones en PWE.
5. Documentos para descargar (PL).

1. Datos de contacto, fechas de montaje y desmontaje y horario de apertura de la feria.

Todos los detalles estarán disponibles próximamente

2. Información técnica importante sobre PTAK WARSAW EXPO (PWE): suministro eléctrico, agua, conexión a Internet, carga admisible de la superficie expositiva, peso máximo de los elementos suspendidos y altura máxima de las estructuras.

Conexión eléctrica:

El expositor debe solicitar una potencia de conexión eléctrica adecuada para alimentar todos los equipos eléctricos instalados en el stand.
La potencia total de los equipos y de la iluminación del stand servirá de base para garantizar un suministro eléctrico adecuado.

Conexión de agua:

El expositor debe solicitar una conexión de agua adecuada al número de máquinas y equipos conectados en el stand. Está prohibido conectar más de un aparato o fregadero a una misma toma de agua, tanto para el suministro como para el desagüe. No se permite el uso de distribuidores ni derivaciones para varios equipos.

Descripción de las conexiones en las instalaciones de PWE:

Conexiones eléctricas:

• se suministran conforme a los rangos de potencia definidos en el formulario de pedido del Organizador,
• la conexión trifásica se suministra a partir de 9 kW,
• los expositores que soliciten corriente trifásica deben indicar el tipo de toma (16 A, 32 A o 63 A) y la potencia de la máquina o del equipo conectado. El expositor o subcontratista responsable de la construcción debe indicar con precisión en el proyecto la ubicación de cada salida.

Conexión de agua:

• entrada: tubería de 0,5 pulgadas terminada en una válvula,
• desagüe del fregadero: tubería de 1 pulgada,
• desagüe de un equipo o máquina: tubería de PVC de 2 pulgadas.

Conexión a Internet: conexión por cable o Wi-Fi, según las necesidades del expositor.
Cada conexión a Internet se asigna exclusivamente a un ordenador.

CARGA MÁXIMA DE 1 m2 DE SUPERFICIE EXPOSITIVA: 2,5 T/m2 Y CANALES TÉCNICOS: 500 kg.

PESO MÁXIMO PERMITIDO DE LOS ELEMENTOS SUSPENDIDOS: 50 kg POR PUNTO *

* Todos los tipos de suspensión deben coordinarse siempre con el consultor técnico. La suspensión de un elemento del cliente del techo del pabellón solo será posible tras presentar la documentación requerida — declaración relativa a la suspensión de elementos, plano base del stand con el proyecto y los puntos de suspensión señalados, y documentos que acrediten el uso de una estructura Trilock, Quadrolock u otro elemento estructural — como máximo 40 días antes del inicio del evento y una vez obtenida la autorización del Organizador.

ALTURA MÁXIMA DE UNA ESTRUCTURA INDIVIDUAL DEL STAND: según el plano técnico del stand facilitado por el Organizador.

3. Información sobre los procedimientos de entrega de los stands, la asignación de superficies y las normas de seguridad en las instalaciones de PWE.

El lugar de recepción del stand es el Punto de Servicio Técnico para Expositores situado en las instalaciones de PWE.

Los pedidos adicionales o las modificaciones de los stands en construcción se realizarán, siempre que sea posible, el día de la entrega del stand.

La instalación de los expositores en los stands se realiza el día de la recepción del stand.

De acuerdo con las normas del evento, para la decoración de los stands solo pueden utilizarse materiales no inflamables o materiales tratados con productos ignífugos hasta alcanzar la clase de resistencia al fuego requerida.

Los materiales impregnados con productos ignífugos deben disponer de un certificado de resistencia al fuego vigente.

El expositor debe presentar en el Punto de Servicio Técnico para Expositores certificados vigentes que acrediten el nivel de resistencia al fuego y el carácter no inflamable de los materiales.

Está estrictamente prohibido fumar, introducir o utilizar bombonas de gas, incluidas las de camping, en las instalaciones de PWE.

Las decoraciones utilizadas en el stand no deben dañar las paredes ni el suelo de PWE. Por ello, está prohibido apoyar elementos metálicos, de vidrio o mobiliario contra las paredes sin la protección adecuada.

Los expositores que decoren sus stands por cuenta propia no pueden clavar ni atornillar clavos, tornillos o tacos en las paredes.

En caso de daños en los elementos estructurales del stand, el expositor asumirá los costes de sustitución o reparación de la parte dañada.

Objetos dejados junto al stand:

Según las normas de la feria, está prohibido retirar los artículos expuestos o desmontar el stand antes de la finalización de la feria.

El desmontaje de los elementos del stand debe realizarse dentro de los horarios fijados por el Organizador. Los expositores deben retirar todas las decoraciones utilizadas en el stand — artículos expuestos, paneles publicitarios, pancartas, carteles, cinta adhesiva de doble cara y láminas de colores aplicadas a los módulos — y devolver la superficie expositiva ocupada en el mismo estado en que fue entregada por el Organizador.

¡¡¡ATENCIÓN!!!

En caso de daños en los módulos del stand o de que se dejen elementos decorativos, incluidos gráficos, el expositor asumirá los costes de restauración o limpieza de dichos módulos.

El Organizador no se hace responsable de los daños o pérdidas de los bienes del expositor que no hayan sido retirados de las instalaciones dentro del plazo establecido.
Está totalmente prohibido utilizar fuego abierto, máquinas como amoladoras o soldadoras, así como herramientas que generen polvo sin sistema de aspiración, en las instalaciones de PWE.

El lugar de recepción de la superficie junto con las conexiones solicitadas es el Punto de Servicio Técnico para Expositores situado en las instalaciones de PWE.

La recepción de la superficie y de las conexiones necesarias para la construcción del stand se realiza el día de inicio del montaje sobre la base del acta de recepción de la superficie expositiva.

La persona que reciba la superficie, si no es el expositor — por ejemplo, el contratista del stand — deberá disponer del original de una autorización del expositor firmada y sellada por este. A su llegada para el montaje y la feria, preséntese en la Oficina del Expositor para recoger las identificaciones y recibir el stand. Durante el montaje se entregan pegatinas «SETUP» y, durante la feria, identificaciones «EXHIBITOR». LAS IDENTIFICACIONES SE EXPIDEN ÚNICAMENTE EN LA OFICINA DEL EXPOSITOR. Toda persona que prepare o atienda un stand deberá llevar la identificación en un lugar visible durante todo el montaje y la feria.

Las identificaciones técnicas solo son válidas durante el montaje y el desmontaje y no autorizan el acceso a las instalaciones durante la celebración del evento.

Los stands, su equipamiento y sus decoraciones deben estar fabricados exclusivamente con materiales no inflamables o tratados con productos ignífugos de la clase adecuada. El expositor debe presentar al Organizador el certificado correspondiente que confirme el carácter no inflamable de los materiales.

Debe enviarse al Organizador un escaneo o una copia de los certificados junto con el proyecto arquitectónico del stand 40 días antes del inicio de la feria.

El contratista responsable de la construcción del stand debe retirar del stand y de las zonas de circulación todos los residuos y elementos sobrantes de la construcción.
El contratista responsable del montaje debe rematar de forma estética, en color blanco y con material opaco, cualquier pared colindante con un stand vecino que supere los 2,4 m de altura.

El expositor asume toda la responsabilidad por cualquier pérdida o daño causado por el uso indebido de la superficie expositiva, los espacios o los equipos del Centro de Exposiciones y Congresos por parte de sus empleados o de la empresa responsable de la construcción del stand.
Las personas que realicen instalaciones eléctricas deben disponer de certificados SEP vigentes que las autoricen a trabajar con equipos eléctricos.

El expositor que construya el stand por cuenta propia o a través de una empresa externa contratada deberá:

• indicar el nombre y la dirección de la empresa responsable de la construcción del stand,
• autorizar al contratista del stand a recibir formalmente la superficie expositiva destinada a la construcción,
• presentar los proyectos arquitectónico, eléctrico y de fontanería del stand para su aprobación por el Organizador 40 días antes del inicio de la feria,
• obtener la autorización para instalar los sistemas técnicos indicados,
• presentar una autorización y una declaración del contratista junto con certificados que confirmen que los materiales utilizados para construir el stand son no inflamables,
• presentar la documentación completa relativa a las estructuras suspendidas.

Desmontaje de stands construidos de forma individual

Según las normas de la feria, está prohibido retirar los artículos expuestos o desmontar el stand antes de la finalización de la feria.

El desmontaje de los elementos del stand debe realizarse dentro de los plazos fijados por el Organizador. Los expositores deben retirar todas las decoraciones utilizadas en el stand — artículos expuestos, paneles publicitarios, pancartas, carteles, cinta adhesiva de doble cara y láminas de colores aplicadas a los módulos — y devolver la superficie expositiva ocupada en el mismo estado en que fue entregada por el Organizador.

El desmontaje del stand debe finalizar, como máximo, al término del plazo fijado por el Organizador. El incumplimiento de los plazos generará costes adicionales para el expositor. Después del desmontaje, la superficie expositiva deberá entregarse al Organizador sin daños y en un estado equivalente al anterior al montaje. Todos los elementos utilizados para construir el stand, las moquetas y las cintas adhesivas deberán retirarse. El expositor será responsable de todos los daños causados por un desmontaje incorrecto. El Organizador no se hace responsable de la destrucción o pérdida de los bienes del expositor que no hayan sido retirados de las instalaciones dentro del plazo exigido. Los equipos que accedan para realizar el desmontaje deberán disponer de identificaciones «técnicas», que pueden recogerse en el Punto de Servicio Técnico para Expositores situado en las instalaciones. La entrada de vehículos comerciales y pesados para el desmontaje solo será posible una vez finalizada la feria.

5. Documentos para descargar (PL).

• Declaración del contratista encargado de la construcción del stand — construcción individual
• Autorización para el contratista encargado de la construcción del stand — construcción individual
• Declaración relativa a la suspensión de elementos en el stand
• Acta de recepción de la superficie expositiva
• Acreditación para una empresa externa encargada de la construcción del stand